Wirtschaftlichkeit der Zahnarztpraxis steigern

Maßnahmen für ein effizientes Kostenmanagement

In einer Zahnarztpraxis zählt vor allem eine gute Behandlung. Steigende Kosten, Fachkräftemangel und ein wachsender Verwaltungsaufwand setzen vielen Praxen jedoch stark zu. Die fachliche und die wirtschaftliche Seite hängen eng zusammen, denn jede Zahnärztin und jeder Zahnarzt ist einerseits Behandler:in, andererseits Unternehmer:in. Wie gut die letztere Rolle erfüllt wird, entscheidet darüber, ob die Praxis Bestand hat. Zahnärzt:innen, die ihre Praxisorganisation optimieren und die Chancen der Digitalisierung nutzen, verbessern die Wirtschaftlichkeit der eigenen Praxis und gewinnen mehr Zeit für ihre Patienten.

Dieser Beitrag stellt Ihnen Maßnahmen vor, um die Kosten in Ihrer Zahnarztpraxis zu senken. Er führt vom Überblick über die einzelnen Kostenblöcke bis zu den Kennzahlen, mit denen Sie den Erfolg messbar machen. Sie erfahren auch, wie die Praxissoftware zu einer wirtschaftlichen Praxisführung beiträgt.

Erst verstehen, dann sparen: die Kostenstruktur analysieren

Beginnen Sie mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Die Kostenstruktur Ihrer Zahnarztpraxis zeigt genau, wo das Geld hinfließt und wo es sich lohnt, Maßnahmen zu ergreifen.

Schritt 1: Trennen Sie zwei Arten von Kosten

• Fixkosten fallen unabhängig vom Behandlungsvolumen an, z. B. Miete, Grundgehälter, Leasingraten, Software, Versicherungen.
• Variable Kosten schwanken mit der Leistung, z. B. Verbrauchsmaterial, Labor- und Fremdleistungen.

Diese Unterscheidung verrät, welche Kosten Sie kurzfristig beeinflussen und welche an längeren Verträgen hängen.

Schritt 2: Benennen Sie die größten Kostentreiber

In den meisten Praxen bildet das Personal den größten Kostenblock: Nach den betriebswirtschaftlichen Auswertungen des KZBV-Jahrbuchs entfallen im Durchschnitt rund 43 Prozent der Betriebsausgaben auf das Personal, gefolgt von Labor- und Materialaufwand. Die Betriebskosten entnehmen Sie aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) Ihres Steuerberaters, idealerweise über zwölf Monate hinweg.

💡 Tipp: Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben drei Monate lang, bevor Sie Kürzungen vornehmen. Erst die geordnete Übersicht macht aus einem Bauchgefühl ein belastbares Praxisbudget.

Checkliste: Kostenstruktur analysieren

• BWA der letzten zwölf Monate beim Steuerberater anfordern
• Ausgaben in Fix- und variable Kosten trennen
• Die drei größten Kostenblöcke markieren
• Material-, Personal- und Laborquote berechnen
• Auffällige Posten gegen das Vorjahr vergleichen

Schritt 3: Identifizieren Sie die Praxiskosten, die sich nachhaltig senken lassen

Ein einmalig neu verhandelter Vertrag bringt eine einmalige Ersparnis. Durch einen verschlankten Bestellprozess sparen Sie jeden Monat. Nachhaltige Kostenreduzierung setzt deshalb an wiederkehrenden Mustern an:

• Bessere Konditionen im Einkauf von Material und Laborleistungen.
• Klügere Abläufe in Organisation, Terminierung und Verwaltung.
• Weniger Verschwendung an Material, Zeit und ungenutzter Stuhlzeit.

⚠️ Achtung: Sparen am falschen Ende erzeugt Folgekosten. Wer an Hygiene, Wartung oder am Team kürzt, zahlt später doppelt: über Ausfälle und Fluktuation des Personals sowie über eine sinkende Qualität der Leistungen.

Praxistipps für Kosteneinsparungen

1. Material, Lager und Einkauf optimieren

Materialkosten in der Zahnarztpraxis lassen sich über Preis oder Menge senken.

Um sich Verbrauchsmaterial zu möglichst günstigen Preisen zu sichern, holen Sie jährlich Vergleichsangebote ein und verhandeln Sie die Konditionen neu. Darüber hinaus bündelt eine Einkaufsgemeinschaft die Nachfrage mehrerer Praxen und verschafft Ihnen Staffelpreise.

Wenn Sie die Verbrauchsmenge möglichst gering halten möchten, definieren Sie Mindest- und Höchstbestände je Artikel, damit weder Engpässe noch Überbestände entstehen. Material mit Verfallsdatum verbrauchen Sie nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out). So läuft kein Material ungenutzt ab, und die Ersparnis aus dem günstigen Einkauf bleibt erhalten.

2. Laborkosten im Blick behalten

Stellen Sie zunächst Eigen- und Fremdlabor in der Kalkulation gegenüber: Welche Arbeiten lohnen sich im Haus, welche sollten Sie auslagern?

Bei Fremdlaboren gilt dasselbe Prinzip wie beim Materialeinkauf: Fragen Sie mehrere Labore an und vergleichen Sie Preis und Qualität. Digitale Abformung und durchgängige Workflows senken mittelfristig sowohl Versand- als auch Korrekturkosten.

3. Personalkosten steuern

Ein eingespieltes Team hat einen hohen Wert. Personalkosten zu steuern bedeutet, die vorhandene Arbeitskraft besser einzusetzen, statt sie zu kürzen.

Der teuerste versteckte Kostentreiber ist die Fluktuation, denn mit jeder Kündigung wird ein Recruiting- und Einarbeitungsprozess erforderlich, der Zeit und Geld kostet. Mitarbeiterbindung zahlt sich deshalb unmittelbar aus.

Im Tagesgeschäft senken Sie die Kosten pro Behandlungsfall über die Aufgabenverteilung: Delegieren Sie Tätigkeiten an Personen mit der passenden Qualifikation. Mit einer vorausschauenden Dienstplanung verteilen Sie die Last gleichmäßig und senken die Zahl der Überstunden.

4. Raum-, Miet- und Energiekosten: die stillen Posten

Prüfen Sie die Nebenkostenabrechnung kritisch und nutzen Sie jede Vertragsverlängerung als Anlass, die Konditionen zu verhandeln.

Energiekosten lassen sich an vielen kleinen Stellen senken, die sich über das Jahr summieren: LED-Beleuchtung, Geräte mit Stand-by-Management und die regelmäßige Wartung von Kompressor und Absauganlage, die im verschlissenen Zustand unbemerkt Strom ziehen.

5. Prozesse und Verwaltung effizienter gestalten

Verwaltungskosten reduzieren Sie, indem Sie Medienbrüche schließen. Papierformulare, die jemand abtippen muss, und Befunde, die durch mehrere Systeme wandern, binden Personal ohne Mehrwert. Eine Praxissoftware kann Aufnahme, Befundung und Dokumentation miteinander verbinden, sodass Daten nur einmal erfasst werden.

Ein unterschätzter Kostenpunkt sind ausgefallene Termine. Ein digitales Terminmanagement – über automatische Erinnerungen und ein verlässliches Recall-System – senkt die Ausfallquote und hält den Kalender gefüllt.

Auch die Abrechnung trägt zur Wirtschaftlichkeit bei. Eine saubere, vollständige Dokumentation reduziert die Zahl von Rückfragen und beugt Honorarausfällen vor. Je strukturierter die Leistungserfassung, desto seltener bleibt Erbrachtes unberechnet.

6. Die richtigen Kennzahlen analysieren

Eine Übersicht der wichtigsten Kennzahlen zeigt, ob Ihre Maßnahmen wirken:

• Kostenquote: Gesamtaufwand im Verhältnis zum Umsatz.
• Material- und Personalquote: die beiden größten Blöcke einzeln im Verhältnis zum Umsatz.
• Kosten pro Behandlungsfall: die operative Steuerungsgröße für den Praxisalltag.
• Stundensatz: Praxiskosten plus angestrebter Gewinn, geteilt durch die Jahresbehandlungsstunden, ergeben den nötigen Umsatz je Behandlungsstunde.

📌 Tipp: Vergleichen Sie diese Kennzahlen quartalsweise im Soll-Ist-Abgleich mit Ihrem Steuerberater. Erst die Wiederholung macht aus Zahlen ein Steuerungsinstrument.

Kosten senken: die Maßnahmen im Überblick

Kostenart	Beispiele	Optimierungsansatz
Fixkosten	Miet- und Nebenkosten	Nebenkostenabrechnung prüfen, bei Vertragsverlängerung neu verhandeln, Raumauslastung erhöhen
	Grundgehälter	Mitarbeiterbindung stärken, vorausschauend planen, Aufgaben nach Qualifikation verteilen
	Leasingraten für Geräte	Konditionen und Laufzeiten vergleichen, Wartungsverträge prüfen
	Praxissoftware	über das Verhältnis aus Kosten und Zeitersparnis bewerten, Schnittstellen bündeln
	Versicherungen	Policen jährlich prüfen, Doppelversicherungen vermeiden
Variable Kosten	Verbrauchsmaterial	bedarfsgenau einkaufen, Mindest- und Höchstbestände festlegen, „first in, first out” nutzen, Einkaufsgemeinschaft prüfen
	Labor- und Fremdleistungen	Laborangebote nach Preis und Qualität vergleichen, Eigen- und Fremdlabor abwägen, digitale Workflows nutzen
	Energiekosten	LED-Beleuchtung, Geräte warten, Stand-by reduzieren

Praxissoftware für wirtschaftlich arbeitende Praxen

Der teuerste Posten bleibt oft unsichtbar: die Arbeitszeit, die in umständlichen Abläufen versickert. Doppelte Eingaben, die Suche nach Unterlagen und ausgefallene Termine summieren sich Tag für Tag. Weil fast alle diese Vorgänge durch die Praxissoftware laufen, entscheidet diese maßgeblich darüber, wie viel Zeit am Ende für die Behandlung bleibt.

In der Kalkulation steht sie damit auf beiden Seiten: Sie ist einerseits ein Fixkostenblock, andererseits bietet sie vielfältige Möglichkeiten, um nahezu alle anderen Kosten zu senken.

Moderne Praxisverwaltungssysteme wie tomedo.Dental unterstützen Ihr Team in den Bereichen, die erfahrungsgemäß die meiste Zeit binden: Terminmanagement, Patientenaufnahme und Abrechnung. Ebenso verfügt tomedo.Dental über Statistiken zur besseren Kostenkontrolle und über ein Warenwirtschafts-Modul.

Wenn Sie einen Wechsel erwägen, können Sie die Datenübernahme vorab kostenlos prüfen.

Fazit

Kosten in der Zahnarztpraxis senken Sie am besten Schritt für Schritt in dieser Reihenfolge: zuerst die Kostenstruktur analysieren, dann an den großen Posten ansetzen – Einkauf, Labor, Abläufe – und dabei Team und Qualität bewusst schützen. Das Ergebnis dessen, was Sie verändert haben, prüfen Sie über wenige klare Kennzahlen. So bleibt die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit Ihrer Zahnarztpraxis ein kontinuierlicher Prozess, den Sie ruhig und planvoll steuern.