In Zahnarztpraxen entfallen rund 8 Prozent der Betriebsausgaben auf Material für Praxis und Labor. Das klingt erst einmal wenig. Im Alltag entscheidet dieser Block jedoch täglich darüber, ob Sie Ihre Praxis wirtschaftlich führen: Eine Durchschnittspraxis gibt für Material jährlich rund 45.000 Euro aus und hält dauerhaft zwischen 300 und 400 verschiedene Verbrauchsmaterialien vorrätig .
Zahnarztpraxen, die Einkauf und Lager strukturiert führen, gewinnen Liquidität, Zeit und Versorgungssicherheit. Das größte Potenzial für Einsparungen liegt in verlässlichen Abläufen: einem durchdachten Einkauf und einer Lagerhaltung, die den tatsächlichen Verbrauch abbildet.
Warum sich der Blick aufs Material lohnt
Kurzfristig lassen sich beim Material selten große Sprünge erzielen. Über das Jahr machen sich strukturierte Einkaufsprozesse, Lieferantenvergleiche und automatisierte Bestellsysteme im wirtschaftlichen Ergebnis der Praxis bemerkbar.
Die Materialquote (Anteil der Materialkosten an den Betriebsausgaben) kann als einfaches Frühwarnsystem dienen. Steigt sie über die Jahre, kann das auf einen ineffizienten Materialeinsatz, veränderte Behandlungsschwerpunkte oder ungünstige Einkaufskonditionen hindeuten. Ein regelmäßiger Blick auf diese Kennzahl macht sichtbar, wo sich ein genaueres Hinsehen lohnt.
Leere vs. überfüllte Lager
Im Praxisalltag tauchen zwei gegenläufige Probleme auf, die beide Geld kosten.
Beim Fehlbestand fehlt Material genau dann, wenn es gebraucht wird. Im ungünstigsten Fall muss ein Termin verschoben oder abgesagt werden. Geplante Behandlungszeit, die Umsatz gebracht hätte, entfällt.
Beim Überbestand liegen Materialien zu lange im Regal. Verfallsdaten werden überschritten, Ware muss ungenutzt entsorgt werden. Auf diese Weise ist Kapital im Lager gebunden, statt der Praxis zur Verfügung zu stehen. Werden neue Lieferungen einfach vor die vorhandene Ware gestellt, überschreiten die älteren Packungen ihr Verfallsdatum. Das verstößt gegen Vorgaben des Qualitätsmanagements und kostet Ihre Praxis zugleich bares Geld.
Auf einen Blick:
| Fehlerbild | Auslöser | Folge |
|---|---|---|
| Fehlbestand | zu spät oder zu wenig bestellt | Improvisation, verschobene oder abgesagte Termine |
| Überbestand | zu früh oder zu viel bestellt | überschrittene Verfallsdaten, Entsorgung |
Das Ziel ist der goldene Mittelweg: genug Sicherheit, um jederzeit behandlungsfähig zu sein, und so wenig Materialbestand wie möglich, um Kapital und Verfall gering zu halten.
Der Einkauf: Worauf Sie achten sollten
Ein wirtschaftlicher Einkauf beginnt mit dem Vergleich. Bei der Vielzahl an Produkten und Händlern ist es schwer, ein Gefühl für angemessene Preise zu behalten. Ein regelmäßiger Preisvergleich macht sichtbar, wo Sie zu viel zahlen, und wo sich ein Wechsel oder eine Nachverhandlung lohnen.
Bei der Auswahl der Lieferanten zählt mehr als der reine Stückpreis. Bewährt hat sich ein Blick auf vier Kriterien: die Kosten der Produkte, die Lieferzuverlässigkeit, die Qualität der Ware und die Flexibilität des Lieferanten bei kurzfristigen Änderungen oder Engpässen. Legen Sie für eine anstehende Beschaffung mehrere Angebote nebeneinander und vergleichen Sie diese miteinander. So finden Sie heraus, welcher Lieferant unterm Strich am besten passt.
| Kriterium | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Kosten | marktgerechte Preise, Spielraum durch Mengenrabatte oder Rahmenverträge |
| Lieferzuverlässigkeit | pünktliche, vollständige Lieferungen ohne häufige Rückstände |
| Qualität | Produkte erfüllen die geforderten Standards und Zertifizierungen |
| Flexibilität | Reaktion auf kurzfristige Bestelländerungen oder Engpässe |
Mengenrabatte und Rahmenverträge senken den Einkaufspreis zusätzlich. Hier gilt es, die Ersparnis gegen Lagerkapazität und Verfallsdatum abzuwägen, damit aus dem günstigen Einkauf keine teure Entsorgung wird.
Wer allein zu kleine Mengen abnimmt, um spürbare Rabatte zu erhalten, kann sich einer Einkaufsgemeinschaft anschließen. Sie bündelt die Nachfrage mehrerer Praxen und handelt für ihre Mitglieder Staffelpreise aus, die einer einzelnen Praxis meist verschlossen bleiben. Im Gegenzug binden Sie sich damit häufig an bestimmte Lieferanten oder Mindestabnahmen. Prüfen Sie daher, ob die Konditionen zu Ihrem tatsächlichen Verbrauch passen.
Ein Punkt, der beim Feilschen um Konditionen leicht übersehen wird: Preisnachlässe, Rabatte und Skonti auf Materialien, die Sie Patienten oder Kostenträgern gesondert berechnen, müssen Sie an diese weitergeben. Das regeln unter anderem § 9 GOZ und die berufsrechtlichen Vorgaben.
Das Lager: Mindestbestand, Meldebestand und ein bewusster Verbrauch
Ein funktionierendes Lager lässt sich über drei Bestandsgrößen steuern:
Der Mindestbestand ist die Sicherheitsreserve, durch die Ihre Praxis auch bei Lieferverzögerungen oder unerwartet hohem Bedarf behandlungsfähig bleibt. Der Meldebestand liegt etwas darüber und löst die Nachbestellung aus, sobald er unterschritten wird. So trifft die neue Ware ein, bevor die Reserve angebrochen ist. Der Höchstbestand schließlich begrenzt nach oben.
| Bestandsgröße | Bedeutung | Faustregel / Beispiel |
|---|---|---|
| Mindestbestand | dient als Sicherheitsreserve | Tagesverbrauch × Lieferzeit z. B. 2 Packungen/Tag × 5 Werktage = 10 Packungen |
| Meldebestand | löst Nachbestellung aus | liegt etwas oberhalb des Mindestbestands |
| Höchstbestand | begrenzt nach oben | orientiert sich an Lagerkapazität und Verbrauch |
Wie diese drei Größen im Zeitverlauf ineinandergreifen, zeigt die folgende Darstellung:
Ergänzend sorgt eine klare Regel im Umgang mit der Ware für Ordnung: Neue Lieferungen wandern nach hinten, ältere Packungen werden zuerst verbraucht (FIFO – First In, First Out). Dieses einfache Prinzip verhindert, dass brauchbares Material ungenutzt abläuft. Ebenso wichtig sind eindeutige Zuständigkeiten: Die Frage „Wer bestellt was, wann und wie?” sollte im Team verbindlich beantwortet sein.
Für die Umsetzung genügt im ersten Schritt schon eine analoge Methode. Beim Kanban-System hinterlegen Sie für jedes Material eine Karte an der Stelle, die den Mindestbestand markiert. Wird sie sichtbar, wandert sie in eine Bestellbox, die eine zuständige Person regelmäßig abarbeitet. Das schafft Transparenz und verhindert, dass wichtige Materialien unbemerkt ausgehen.
Von der Zettelwirtschaft zur digitalen Materialwirtschaft
Analoge Methoden stoßen mit wachsender Praxisgröße an ihre Grenzen: Sie sind fehleranfällig, liefern keine Auswertungen und geben selten ein verlässliches Bild des aktuellen Bestands. Eine digitale Materialwirtschaft schließt diese Lücken.
| Merkmal | Analoge Lagerhaltung | Digitale Materialwirtschaft |
|---|---|---|
| Einstieg | sofort, ohne Investition | Ersteinrichtung erforderlich (Stammdaten, Scanner) |
| Bestandüberblick | manuelle Momentaufnahme | Echtzeit über Scan |
| Nachbestellung | Karte in der Bestellbox | automatische Vorschläge beim Meldebestand |
| Auswertung | kaum möglich | Verbrauchs- und Kostenstatistik |
| Fehleranfälligkeit | höher | geringer |
| MDR-Nachweis | manuelle Erfassung | Charge und Haltbarkeit per UDI-Scan |
Über Barcodes werden Materialien beim Wareneingang und bei der Entnahme gescannt, sodass der Bestand in Echtzeit abgebildet wird. Mindest-, Melde- und Höchstbestände lassen sich je Produkt hinterlegen, automatische Bestellvorschläge verhindern vergessene Nachbestellungen, und eine Verbrauchsstatistik zeigt, wo Bestell- und Lagermengen zu hoch oder zu knapp angesetzt sind. Weil sich der Bestellzeitpunkt am tatsächlichen Verbrauch orientiert, bindet das Lager weniger Kapital – Geld, das der Praxis an anderer Stelle zur Verfügung steht.
Ein Aspekt gewinnt zusätzlich an Gewicht: die Anforderungen der Medizinprodukte-Verordnung (MDR). Über die UDI (Unique Device Identification, die eindeutige Produktkennung auf der Verpackung) erfasst ein geeignetes System beim Scannen automatisch auch Charge und Verfallsdatum und macht so jedes Produkt rückverfolgbar. Materialwirtschaft und Qualitätsmanagement greifen hier ineinander.
Wie der digitale Materialfluss als geschlossener Kreislauf zusammenspielt, veranschaulicht diese Übersicht:
Am wenigsten Aufwand entsteht, wenn die Materialwirtschaft in Ihre Praxissoftware integriert ist, statt in einer eigenen Anwendung zu laufen. Dann entfällt das doppelte Erfassen: Ihr Bestand baut auf denselben Daten auf, mit denen Sie ohnehin dokumentieren und abrechnen.
Materialwirtschaft direkt in der Praxissoftware
Diese Integration bietet die Zahnarztsoftware tomedo.Dental: Mit der Warenwirtschaft behalten Sie den Bestand über verschiedene Lager und Standorte hinweg im Blick. Für einzelne Waren hinterlegen Sie Minimal- und Maximalmengen. Fällt der Bestand unter das Minimum, füllt sich der Warenkorb automatisch. Bestellungen und Einkaufslisten entstehen direkt aus der Warenverwaltung, und beim Einscannen per App oder Handscanner werden Charge und Haltbarkeit gleich über den Code erfasst. So bündeln sich Einkauf, Lager und Dokumentation in einem System.
Fazit
Ein strukturierter Einkauf und eine Lagerhaltung, die dem realen Verbrauch folgt, binden weniger Kapital, vermeiden abgelaufene Ware und halten Ihr Team behandlungsfähig. Der Aufwand dafür ist überschaubar.
